När schemat är fullspäckat med måsten och rutinen på arbetsplatsen börjar ta på nerverna, är en dagkonferens i Göteborg ett tidsvänligt och prisvärt alternativ. När chef och medarbetare, återförsäljare och kunder får vistas tillsammans i en vacker och naturnära miljö, stärks teamkänslan och nya idéer börjar flöda. Ett väl genomtänkt program kan få alla att känna sig uppbyggda och motiverade, och vilja ta itu med arbetet med förnyade krafter.
Ett medryckande programinnehåll
Utformningen av själva programmet är väsentligt för att konferensens syfte ska uppnås. För att skapa mervärde för deltagarna, är det viktigt att alla får ta del i de planerade aktiviteterna till högsta möjliga grad. En kombination av sociala aktiviteter och arbetspass fungerar alltid bäst – man blir motiverad, budskapet framstår klart och tydligt, och ett bestående avtryck skapas när alla blir både fysiskt och mentalt engagerade i det som pågår. Inled programmet med bekantskapsterapi: aktiviteter som främst syftar på att låta konferensdeltagarna lära känna varandra, slappna av i varandras sällskap och släppa fram sin spontanitet. Aktivitetens innehåll ska helst vara okänd för deltagarna – det som är spännande och oväntat skapar alltid bäst resultat. Stämningen lättas, och förväntningarna inför dagens program byggs upp.
Ett minnesvärt tema
När alla deltagarna känner sig lättare till mods, är det dags att klarställa konferensens övergripande tema och syfte. Budskapet ska för bästa effekt repeteras i form av frågor som deltagarna får vara med att svara – deltagande redan från inledningen skapar mer uppmärksamhet hos alla. Alla deltagare ska ha konferensens tema, syfte och mål klart för sig innan nästa aktivitet inleds. Denna introduktion får dock inte vara för lång, andra relevanta detaljer som konferenslogistiska frågor ska helst dokumenteras i förväg och tillhandahållas skriftligen till deltagarna vid ankomst till lokalen.
Skapa ett bestående avtryck: engagera individen
Gruppvisa arbeten är nyckeln till maximal dynamik. För att skapa ett bestående avtryck krävs det att alla deltagare blir både fysiskt och mentalt engagerade, och detta lyckas bäst genom att dela upp gruppen i mindre enheter. Dessa små grupper får sedan ta del av uppgifter som skapar samklang med konferensens tema. Varje grupp kan få ta del av samma aktivitet, eller så kan ett antal relaterade uppgifter delas ut bland grupperna, för att sedan vid avslutning sammanföras i ett helhetsresultat som redovisas inför alla deltagare. Dynamisera miljön genom att förändra gruppernas sammansättning vid varje ny gruppaktivitet – detta för in frisk luft och låter individerna diskutera idéer och behandla problem från ständigt förnyade synpunkter.
En välbehövlig paus
Konferensledaren har förutom andra viktiga uppgifter en ledande roll i styrandet av dagens aktiviteter när det gäller pauser. Avbrotten i arbetet bör vara korta, men förekomma ofta – minst en gång i timmen. Den lämpliga tiden för en paus kan inte planeras in i förväg, utan måste förekomma när det passar enligt mötets gång, och det är konferensledarens ansvar att vara uppmärksam på när denna tidpunkt kommer, samt ta vara på den. Även när det handlar om en dagkonferens och tidsfaktorn är viktig, får man inte försumma icke arbetsrelaterade tidsblock – det ska även finnas rum för humor, spänning, personliga upplevelser, och annorlunda aktiviteter. Konferenser finns till för människorna – att avsätta tid för att bara vara skapar starka avtryck, lättar upp stämningen och bidrar till stärkta relationer mellan deltagarna.
Att hitta en konferenssal i Göteborg
Det finns flera bra alternativ när du ska välja en passande lokal för din planerade dagkonferens i Göteborg. Det är av stor vikt att genomföra bokningen i god tid – helst ska konferensen planeras enligt lokalen, och inte tvärtom. Det finns flera saker att tänka på när det gäller valet av lokal.
- Mötets stil och karaktär
Göteborg är en stad med puls, som räknar med många fantastiska vyer och möjligheter till olika aktiviteter. Vilken typ av miljö appellerar på deltagarna? - Konferenslokalens kapacitet
Vilken mötesform har du räknat med? En dagkonferens med ett begränsat antal deltagare fungerar bäst i en stor sal, där alla kan arbeta tillsammans och gruppvisa aktiviteter sker på skilda platser i samma rum. - Vilka logistiska möjligheter erbjuds?
Var ska måltiden intas? Kan middagsunderhållningen genomföras utan större hinder? - Deltagarnas transportbehov
Detta brukar inte vara så komplicerat att ordna när det gäller en dagkonferens, men får inte för den skull försummas i planeringen.
Fördelarna med en dagkonferens
Deltagarna blir motiverade och engagerade, idéerna börjar flöda och frisk luft släpps in i företaget i form av renoverade krafter och arbetsvilja – allt detta under en enda arbetsdag. När dagen är slut väntar inga långa resor eller övernattningar på hotell, utan alla kan tacka för sig och gå hem till familjen. Den som vill kan hitta storstadens alla nöjen precis runt hörnet, eller avsluta dagen med ett gott mål på en av Göteborgs lyxiga restauranger. Och det bästa av allt – efter ett välplanerat möte kommer alla att känna att den här dagen har de tjänat på, aktiviteterna har varit till professionellt värde och hjälpt dem att växa som individer.